Vielen Menschen ist es nicht bewusst, aber ein Terminkalender hat unglaublich viel Potenzial. Das allerdings nicht nur zum Positiven. In meiner Arbeit als Berater stelle ich immer wieder fest, dass eine falsche Nutzung den Stress regelrecht vergrößern kann und im Endeffekt sogar zu einer Belastung wird. Damit dies nächstes Jahr bei dir nicht passiert und du stattdessen die enormen Vorteile einer optimalen Kalendernutzung voll ausschöpfen kannst, habe ich dir hier mal alle wichtigen Informationen zusammengetragen.
Im letzten Punkt klären wir die Frage, ob ein Online- oder ein Handkalender für dich die richtige Wahl ist. Falls du die „Stift und Zettel“ Variante bevorzugst, gibt es am Ende auch die Möglichkeit, einen PDF-Vordruck diesbezüglich kostenlos herunterzuladen bzw. einen fertigen individuellen Kalender bei mir zu bestellen!
1. Ein einziger Kalender!
Es gibt ja immer noch Menschen, die behaupten, komplett ohne einen Kalender auszukommen. Auch treffe ich immer wieder Personen, die mehrere Kalender gleichzeitig führen. Einen auf der Arbeit, einen in der Handtasche und manchmal werden einige Termine dann doch in den Handy-Kalender eingetragen. Diese Vorgehensweise ist absolut nicht zu empfehlen! Dadurch bist du ständig unsicher und dein Kopf versucht permanent sich an alle deine Termine zu erinnern und sie zusammenzuführen.
Der erste Tipp lautet: Nur ein einziger Kalender!
2. Trennung privat/beruflich?
Eigentlich sollte es nach dem ersten Punkt schon klar sein. Ich habe noch keinen Fall erlebt, wo die vermeintlichen Vorteile einer Trennung von privaten und beruflichen Terminen die Nachteile aufwiegen würden. Bei manchen Online-Kalendern kann man sich oft die privaten oder beruflichen Termine getrennt anzeigen lassen. Das ist zwar ganz nett, aber im Endeffekt müssen trotzdem alle Termine gleichzeitig eingeplant werden. Du bist nur eine Person, die Zeit läuft nicht zweimal, nur weil du zwei Kalender hast.
Meine Empfehlung: Alle deine Termine kommen in einen einzigen Kalender!
3. Was gehört nicht in einen Terminkalender?
Bevor ich im nächsten Punkt beschreibe, was alles in den Terminkalender sollte, schauen wir erst einmal darauf, was definitiv nicht hineingehört.
In den Terminkalender gehören keine Notizen, to-do-Listen, Gedankensammlungen usw.
Immer wieder sehe ich vollgestopfte Kalender, die irgendwie als „Organisationshilfe für Alles“ dienen sollen. Leider ist dies nicht realisierbar und es mündet im Endeffekt immer in einem (sehr) schlechten Kompromiss.
Wer beispielsweise versucht, in seinem Terminkalender eine to-do-Liste zu führen, die allerdings am nächsten Tag erneut geschrieben werden muss, weil einige Positionen nicht erledigt wurden, demoralisiert sich selbst, verstopft seinen Kalender und vergeudet seine Zeit. Dasselbe gilt für die Unmengen von diffusen Notizen, welche sich mit der Zeit im Kalender ansammeln. Diese Informationen können nicht sinnvoll genutzt werden, da sie sich in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt nur schwer wiederfinden lassen. Oft sammeln sich dabei Kalender der letzten Jahre in irgendeiner Ecke der Wohnung an, mit der Idee, sie „irgendwann mal durchzusehen“ und die wichtigen Informationen zu extrahieren. Das passiert in der Regel allerdings nicht.
Notizen, to-do-Listen usw. sollten einen eigenen, separaten und dafür gedachten Ort bekommen. Wer dennoch unbedingt für unterwegs einen Ort für Notizen oder Ideen braucht, kann separat ein paar lose Zettel in seinem Kalender mitführen (oder Notizen in seinem Smartphone bei einem Online-Kalender machen), welche dann allerdings zeitnah wieder aus dem Kalender oder dem Handy entfernt und an den dafür vorgesehenen Ort übertragen werden müssen.
4. Was gehört hinein?
Wie der Name schon sagt, gehören in den Terminkalender eigentlich hauptsächlich TERMINE! Ein Termin ist dabei alles, was an einen Zeitpunkt gebunden ist. Auch Erinnerungen gehören dazu. Wenn man sich zum Beispiel überlegt hat, in 2 Wochen mit Projekt XY zu starten, kann man diesbezüglich einen Vermerk hinterlassen. Ein anderes Beispiel wären Erinnerungen an Geburtstage usw.
Neben Terminen und Erinnerungen wäre eine dritte Kategorie, die in den Kalender gehört, termingebundene kleine Informationen.
Die Betonung liegt hierbei allerdings auf klein. Beispiele wären eine Telefonnummer, eine Adresse, ein Spitzname usw. Diese Informationen sind dabei nur an diesem Termin relevant und könnten danach auch wieder vergessen werden. Falls die Informationen mehrfach genutzt werden sollten, müssen sie zusätzlich an eine andere Stelle in deinem Organisations-System.
Ich empfehle folgenden Test! Hättest du ein Problem damit, die Seite von letzter Woche deines Terminkalenders herauszuschneiden und ungesehen wegzuschmeißen? Bereitet dir dieser Gedanke kein Unbehagen, wäre dies ein gutes Zeichen für die Effizienz deines Kalenders.
Mit anderen Worten: Was in deinem Terminkalender steht, wird entweder an diesem Tag erledigt oder nie. Umblättern ist wie löschen!
So radikal, wie diese Sichtweise vielleicht wirkt, ist das Ergebnis aber auch eine angenehme Klarheit. Du weißt sofort, was an diesem Tag, dieser Woche, diesem Monat ansteht. Keine Angst mehr, einen Termin zu vergessen, kein Suchen mehr nach Informationen und vor allem viel weniger Stress.
5. Puffer- und Transferzeiten einplanen!
Wenn du neue Termine einplanst oder in deinen Kalender einträgst, bedenke bitte immer die Zeit der An- und Abreise sowie der Vor- und Nachbereitung. Leider wird diese entweder vergessen oder enorm unterschätzt.
Auch ist es wichtig, Zeit für Ausgleich und Erholung direkt mit einzuplanen. Dabei auf keinen Fall alle freie Zeit mit Freizeitprojekten auffüllen. Zu viele Termine stressen! Da ist es egal, ob sie eigentlich für deine Erholung gedacht sind.
Es braucht auch Zeitspannen, wo du dir rein gar nichts vornimmst! Denn du weißt nicht, was sich an diesem zukünftigen Moment gerade für dich optimal gut anfühlen würde. Erst wenn es soweit ist, kannst du dich in das Hier und Jetzt hineinspüren.
An dieser Stelle mal ein kleiner Trick für dein Zeitmanagement, welcher bei deiner Zeitplanung unbedingt Anwendung finden sollte. In der Psychologie nennt man es den Planungsfehlschluss (von Kahnemann/Tversky, 1979). Er besagt, dass wir alle konsequent zu wenig Zeit einplanen… und zwar egal bei was und dies immer und immer wieder. Die Lösung: Rechne immer mit doppelt so viel Zeit zur Erledigung einer Aufgabe. Denkst du, dass 15 Minuten Puffer schon ausreichen werden, rechne lieber mit 30 Minuten! Scheint übertrieben? Leider ist sehr oft eher das Gegenteil der Fall! Wie dem auch sei, diese Regel sorgt definitiv für mehr Entspannung in deinem Leben.
6. Kalender immer dabei haben!
Ganz einfach: Wenn du deinen Kalender nicht mit hast, kannst du ihn nicht benutzen. Das verleitet deinen Kopf dazu, sich lieber alles zu merken … die Folge sind vergessene Termine und eine erhöhte Anspannung. Ich empfehle dir, deinen Kalender einfach immer mitzunehmen und wenn du einen neuen Termin hast, diesen dann auch sofort einzutragen. Dies ist eine einfache Regel, welche aber bei konsequenter Umsetzung sehr zu deiner Entspannung beitragen wird.
7. Täglich und darüber hinaus.
Mindestens einmal pro Tag solltest du einen Blick auf deinen Kalender werfen. Im optimalen Fall nimmst du dir zusätzlich etwas mehr Zeit und planst auch schon etwas die nächsten Tage und Wochen. Dies gibt dir Sicherheit und erhöht den Überblick über all deine Termine und Deadlines.
Es lohnt sich, ab und zu auch mal sehr weit „hinaus zu zoomen“ und die nächsten Monate oder das kommende Jahr ins Visier zu nehmen. Hier geht es allerdings nur um einen groben Überblick, bis dahin haben sich deine Pläne mit Sicherheit noch ein paar Mal verändert… und das ist auch gut so.
8. Absagen erwünscht!
Du musst nicht immer zusagen. Ganz im Gegenteil, nicht immer dabei sein zu müssen bzw. nicht immer alle Aufgaben zu übernehmen, ist eine wichtige Fähigkeit, welche es zu erlernen gilt. Die hohe Kunst besteht dabei sogar darin, bereits vereinbarte Termine wieder abzusagen, wenn es sich doch nicht mehr so gut anfühlt. Natürlich solltest du es nicht übertreiben und bestimmte Termine lassen sich natürlich auch nicht verändern, aber wenn eine Terminänderung bzw. Terminabsage zu deinem Wohlbefinden beitragen kann, dann scheue davor nicht zurück.
Leider wird einem dies meistens erst im Nachhinein so richtig bewusst. Na und? Dann lerne daraus! Nächste Woche nimmst du dir weniger vor oder tacktest deine Termine diesmal besser.
9. Wochen- vs. Monatsübersicht.
Die meisten von euch arbeiten in ihrem Kalender wahrscheinlich mit einer Wochenübersicht (d.h. eine Doppelseite zeigt direkt eine Woche). Dies ist meistens noch aus der Schulzeit übernommen und ist auch bei den allermeisten Kalendern die Norm. Die Wochenaufteilung ist prinzipiell nicht schlecht und hat zumindest gegenüber der Tagesübersicht (pro Seite einen Tag) einige Vorteile, aber im Vergleich zur Monatsübersicht (eine Doppelseite zeigt einen Monat) sieht die Sache schon ganz anders aus.
Ich weiß noch genau, wie ich zum ersten Mal von einer Wochen- zu einer Monatsübersicht wechselte und quasi sofort eine größere Klarheit und Kontrolle verspürte. Den ganzen Monat, und damit die nächste und übernächste Woche auf einen Blick zu haben, ließ mich meine Termine direkt sinnvoller eintragen. Ich berücksichtige dadurch einfach vielmehr das große Ganze in meinem Leben. Wichtige Termine habe ich schon lange vorher im Blick und kann mich dementsprechend besser darauf vorbereiten.
Das einzige Problem mit dem Monatskalender ist meistens der sehr beschränkte Platz. Und selbst, wenn man meine Regeln beachtet und tatsächlich nur Termine und terminbezogene Informationen einträgt, könnte es etwas knapp werden. Dennoch würde ich den Monatskalender immer einer Wochenübersicht vorziehen. Um das Platzproblem zu lösen, habe ich einen eigenen Vordruck für einen Monatskalender erstellt. Dieser hat ausreichend Platz und kann am Ende des Blog-Artikels ausgedruckt oder bestellt werden.
10. Online vs. „Stift und Zettel“- Kalender
Onlinekalender sind definit im Kommen. Aber auch der „old-school“- Handkalender ist immer noch weit verbreitet. Wichtig ist allerdings, dass du dich für einen entscheidest (siehe Punkt 1)! Hier mal ein paar Vor- und Nachteile, welche dich bei deiner Auswahl unterstützen können.
Die Vorteile eines Onlinekalenders sind relativ klar. Durch ein Smartphone ist der Kalender für dich immer verfüg- und abrufbar. Außerdem synchronisiert er sich in der Regel mit all deinen technischen Geräten und ist in einer Cloud gespeichert. Löschen, verschieben oder das automatische Eintragen von sich regelmäßig wiederholenden Terminen ist auch tendenziell einfach umzusetzen. Besonders nützlich ist für viele Menschen die Funktion, seinen Onlinekalender mit Familienmitgliedern oder Arbeitskollegen zu teilen bzw. aufeinander abzustimmen. Zusätzlich bieten manche Onlinekalender nützliche Funktionen, wie das Anzeigen des Wetters am geplanten Termin.
Ein Onlinekalender hat aber auch ein paar signifikante Nachteile. Zum einen bist du dadurch wieder stark an einen Bildschirm gebunden und erhöhst die Zeit, in welcher du auf das Handy oder den P.C. schaust. Benutzt du den Kalender hauptsächlich über das Smartphone, ist durch den kleinen Bildschirm eine Wochen- oder Monatsübersicht kaum realisierbar. Auch am P.C. gibt es oft keine ausreichend übersichtliche Monatsansicht. Falls du deinen Kalender ausschließlich über den P.C. oder Laptop benutzt, gibt es noch das Hindernis, dass dieser immer erst hochgefahren werden muss, bevor du deine Termine eintragen kannst.
Ein weiteres Problem besteht darin, dass ein Onlinekalender einen oft verleiten will, den Kalender anders zu nutzen, als hier in meinem Blogartikel beschrieben. Es wird oft versucht, den Kalender als „all-in-one“ Werkzeug zu etablieren und ihn z.B. mit deinen to-do Aufgaben zu verknüpfen. Das funktioniert auf lange Sicht nicht optimal! Die vielen Funktionen und Möglichkeiten können auch stressen und somit eher zu einer Belastung werden bzw. die Klarheit eines Kalenders stark mindern.
Im Endeffekt musst du selbst entscheiden, welche Variante sich in deiner jetzigen Lebenssituation am besten anfühlt. Ich persönlich bleibe nächstes Jahr noch bei der Variante „zum Anfassen“. Hier lassen sich für mich die von mir weiter oben beschriebenen Punkte einfach am besten verwirklichen. Als Online-Alternative empfehle ich entweder den Microsoft Outlook- oder Googlekalender. Beide sind relativ ähnlich gestaltet und lassen sich mit meinen in diesem Artikel genannten Tipps umsetzen.
Unter folgendem Link gibt es die Möglichkeit, einen Kalender PDF Vordruck herunterzuladen bzw. einen fertigen Kalender zu bestellen.
Keine Ressource deines Lebens ist so bedeutsam wie die Ressource Zeit. Ich hoffe, meine Top 10 werden dich unterstützen, deine Zeit mit Hilfe eines Terminkalenders so optimal wie möglich zu nutzen. Wichtig ist dabei die Erkenntnis, dass selbst kleine Veränderungen einen großen Effekt auf dein erlebtes Stresslevel haben werden.
Vielen Dank, dass du diesen Blog-Artikel gelesen hast. Was sind deine Gedanken dazu? Schreibe gerne einen Kommentar. Falls ich dich darüber hinaus in deiner Organisation oder Struktur unterstützen kann, kannst du mich einfach per Mail kontaktieren (lutzfriedrich@mail.de).
Für mehr Informationen schaue auf meine Homepage www.lutzfriedrich.com oder meine Facebook-Seite.
Ich wünsche dir alles Gute auf deinem Weg.
Lutz Friedrich
Master-Psychologe, Beziehungsberater, Coach, Struktur-Experte, Personell Consultant.
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2 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort
Interessanter Artikel. Sind deine zehn Tipps empirisch fundiert oder auf eigene Erfahrung gestützt? Neben dem indirekten Verweis auf Kahneman und Tversky hätte ich hier doch gern weiterführende Informationen oder Quellenangaben für deine Erkenntnisse.
Hallo… und danke, dass du meinen Artikel gelesen hast 🙂 Zu deinen Fragen. Diese zehn Tipps stützen sich stark auf meine eigene Erfahrung privat sowie auf meine langjährige Erfahrung als Coach im Bereich Struktur/Organisation. Meines Wissens gibt es über dieses Thema keine empirische Forschung. Diese wäre auch schwer mit wissenschaftlichen Standards zu realisieren. Vielen Dank für den Hinweis bzgl. des Planungsfehlschluss (ich habe die Autoren an der Stelle ergänzt). Diesen kleinen Exkurs fand ich wichtig, da ein Wissen über diese Theorie im Bereich Terminplanung sehr hilfreich sein kann. Der Planungsfehlschluss ist in der Psychologie aber alles andere als ein Geheimnis und auch umfassend untersucht. Dennoch stoß ich bei der Umsetzung oft auch selbst noch an meine Grenzen, was meine Tagesplanung angeht 😉 …
Viele Grüße
Lutz Friedrich