Das Chaos beenden – 10 einfache Tipps für eine bessere Organisation und Struktur

In diesem Artikel erfährst du zehn konkrete Tipps, wie du deine eigene Organisation und Struktur verbessern kannst. Sie sind verhältnismäßig leicht umzusetzen und haben das Potenzial, dir sofort Erleichterung im Alltag zu bringen.

In meinen Beiträgen sowie meiner Arbeit als Berater beschreibe ich oft Lösungen auf einer ganzheitlichen und systemischen Ebene. Und obwohl ich denke, dass dieser Weg langfristig die größten Erfolgsaussichten hat, das eigene Leben glücklicher und effektiver zu gestalten, höre ich doch manchmal Folgendes: „Lutz, kannst du nicht auch einfach mal schnell ein paar Tipps geben, damit es mir heute noch besser geht“ … Ja – kann ich machen. Hier sind meine Top 10 der einfachsten Tipps, welche sich meiner Erfahrung nach bei meinen Klienten (und mir selbst) am besten bewähren und deren Umsetzung ich stark empfehle. Manche hast du wahrscheinlich schon einmal gehört, andere sind vielleicht etwas weniger in deinem Leben verankert.

1. Raus aus dem Kopf – alles sofort notieren

Tu dir selbst einen Gefallen und entlaste deinen Kopf… und zwar konsequent. Wenn du wirklich alle deine Ideen, Termine, Aufgaben oder Gedanken zeitnah notierst und nicht versuchst, sie dir zu merken, wird es dir besser gehen. Das kann ich fast schon versprechen! Dieses „leere Kopf Prinzip“ wirkt absolute Wunder. Nicht nur fühlst du dich besser und sicherer, auch deine Kreativität und Effektivität werden nicht mehr ausgebremst. Dein Kopf muss sich dann nur noch eine Sache merken, und zwar: „Alles ist notiert und ich kann mich entspannen“ …und glaub mir, das macht er liebend gern.

Also: Stift und Zettel immer dabei! Im Notfall tun es auch die Notizen ins Handy…

2. Mehr Brainstorming

Tipp Nummer zwei schließt sich ein wenig an den ersten an. Geht dir ein Projekt oder Thema immer noch durch den Kopf, ist dies ein klares Anzeichen dafür, dass du noch mehr Informationen benötigst oder du es noch ausführlicher durchdenken musst. Aber keine Angst! Du musst zwar mehr über deine Probleme nachdenken, als dir bewusst ist, aber auch sehr wahrscheinlich viel weniger, als du jetzt befürchtest.

Ein kurzes, gezieltes Brainstorming, bei welchem alle Gedanken bzgl. eines Themas aus dem Kopf kommen, wirkt oft schon fantastisch. Es entstehen dadurch nicht nur lösungsorientierte Ideen, auch wird dein Gedankenkarussell verschwinden. (Achtung: Brainstormen dabei nicht im Kopf – siehe Tipp 1!)

Also: Brainstorming ist nichts Schlimmes und schafft Erleichterung!

3. Nix doppelt – alles bekommt einen festen Ort!

Alles hat immer genau nur einen Ort, wo es theoretisch hingehören sollte. Hier mal ein sehr einfaches Beispiel: Hast du ein Formular von der Versicherung abzuheften? Dann gehört es in den dafür vorgesehenen Ordner, unter die dafür vorgesehene Kategorie, nirgendwo anders hin. Dieses Prinzip sollte auf alles andere in deinem Leben ebenfalls zutreffen. Sei es die externe Festplatte, eine schöne Erinnerung oder das Schuhputz-Material – alles bekommt einen festen Platz, wo du es dann sofort wiederfinden kannst.

Hast du beispielsweise eine tolle Idee für einen zukünftigen Kurz-Trip mit einem Freund? Dann sollte es für diese Information ebenfalls nur einen möglichen „Ort“ zum Aufbewahren geben. An dieser Stelle werden ähnliche Ideen gesammelt und somit später, wenn es dann soweit ist, auch wiedergefunden. Diese Vorgehensweise funktioniert mit allen Dingen, Themen, Sorgen, Wünschen oder Gedanken und erleichtert dir deine Ordnung und Struktur enorm. Die Widerstände gegen das Aufräumen verschwinden und Wegsortieren geht fast wie von selbst. Und das Schönste: Du findest alles jederzeit und ohne Probleme auch noch wieder!

Also: Alles bekommt einen Ort – ist dieser noch nicht da, dann leg ihn an!

4. Terminkalender

Es soll sie ja immer noch geben, Menschen ohne Terminkalender. Davon kann ich nur abraten. Dein armer Kopf müsste sich dann alles merken – aber das kann und soll er nicht (siehe Tipp 1)! Die meisten von euch werden aber sicher auch einen Terminkalender in irgendeiner Weise besitzen. Fast immer gibt es allerdings damit zumindest ein riesiges Problem. Der Kalender fungiert als die hauptsächliche Organisationseinheit im Leben und ist vollgepackt mit den unterschiedlichsten Informationen, welche allerdings durch das dann unvermeidlich entstehende Chaos nicht mehr optimal genutzt werden können.

Tipp 3 schlägt vor, dass alles immer nur einen Ort hat. Und das gilt auch für deinen Terminkalender. In diesen müssten normalerweise ausschließlich Termine und termingebundene Informationen. Ich weiß, dass allein dieser Gedanke bei manchen Personen kalte Angst-Schauer über den Rücken jagt und dennoch: Notizen, Ideen, Yoga-Übungen, Rezepte und so weiter gehören eigentlich an einen eigenen Ort. Jede andere Vorgehensweise verstopft dein Leben, blockiert deine Energien und behindert dein Potenzial.

Also: Ein Terminkalender ist eine gute Sache…für Termine!

5. Projektdenken

Das Denken in Projekten ist eine sehr einfache sowie effektive Möglichkeit, dein Leben zu strukturieren. Es hilft dir, deine Probleme nicht nur zu packen, sondern tatsächlich auch zu lösen. Willst du eine Party organisieren, ist dies ein Projekt! Brauchst du ein Geburtstagsgeschenk für deine Oma, ist es ebenfalls ein Projekt! Auch eine Abschlussarbeit oder der Wunsch, deinen Selbstwert aufzubauen, können ebenfalls als Projekte bezeichnet werden! Durch diese Denkweise kannst du dich fokussierter (z.B. durch ein Brainstorming – siehe Tipp 2) auf das jeweilige Projekt konzentrieren.

Also: Welches Projekt steckt hinter der jeweiligen Aufgabe?

6. Aktuelle Projektliste

Ich rate dir dringend dazu, eine Projektliste anzulegen, in welcher du einen Überblick über all deine aktuellen Projekte bekommst. In diese Liste gehören alle Projekte, die in irgendeiner Weise innerhalb der nächsten Wochen Ressourcen von dir abverlangen. In den meisten Fällen haben wir mehr innere Abkommen oder Projekte am Laufen, als uns eigentlich bewusst ist. Kein Wunder, dass wir überfordert sind!

Mit einer aktualisierten Projektliste siehst du sehr schnell, ob in deinem Leben noch Kapazitäten frei sind oder ob du dir im Moment lieber nicht noch ein weiteres Projekt aufhalsen solltest. Vergiss dabei nicht die ganzen „erholsamen und schönen Freizeitprojekte“ mit in diese Liste aufzunehmen. Auch solche Projekte benötigen Ressourcen und könnten ebenfalls belastend wirken, wenn sie übertrieben werden oder eigentlich andere Sachen anstehen.

Also: Führe eine aktuelle Projektliste!

7. Nächste Schritte

Projekte an sich kann man nicht wirklich erledigen. Tatsächlich kannst du nur die nächsten Schritte eines Projektes abarbeiten. Und zwar Einen nach dem Anderen! Oft kommen wir mit unseren Aufgaben und Themen nicht voran, weil wir nicht überlegt haben, welcher exakte nächste Schritt eigentlich im Moment an der Reihe ist. Dabei gibt es immer einen spezifischen nächsten Schritt, welcher erledigt werden könnte, um das Projekt voran zu bringen. Das „Schritt für Schritt Denken“ erscheint dabei relativ trivial. Tatsächlich ist es aber der Punkt, deren Umsetzung von meinen Klienten regelmäßig als eine der effektivsten Verbesserungen in ihrer täglichen Arbeit beschrieben wird.

Also: Was ist der tatsächlich nächste Schritt bei diesem Projekt?

8. Zwei-Minuten Regel

Diese Regel besagt, dass du alle Tätigkeiten sofort erledigst, wenn sie nicht länger als 2 Minuten bis zum Abschluss benötigen. Das heißt, du erledigst sie in dem exakten Moment, wenn sie zum ersten Mal auftauchen. Die Logik dahinter ist simpel. Im Schnitt ist die Belastung durch ein Verschieben dieser Aufgaben im Endeffekt größer, als der Aufwand sie einfach direkt zu erledigen. Diese scheinbar einfache Regel braucht allerdings etwas Übung, hatte aber für mich selbst und viele meine Klienten einen sehr positiven Effekt. Sie sollte unbedingt Beachtung finden.

Also: Nur zwei Minuten? Mach ich sofort!

9. Eingang und Ausgang

Was mach ich denn in einer Stress-Phase mit all den gesammelten Ideen, hereinflatternden Dokumenten und all dem anderen anfallendem Zeug? Die Antwort lautet normalerweise (trotz des Stresses) entweder die 2-Minuten Regel anwenden (Tipp 8) oder an den entsprechenden Ort wegsortieren und dann zur richtigen Zeit wieder aufgreifen (Tipp 3).

Aber seien wir mal ehrlich – manchmal hat man einfach zu viel um die Ohren oder ist in diesem Moment einfach viel zu gestresst. In diesem Fall gehören die Dinge vorerst in den Eingang (oder auch Eingangskorb genannt). Dieser ist meistens eine Art Büroablage oder Schubfach und dient dann als vorübergehende (!!!) und sehr kurzfristige allgemeine Sammelstation. Ähnlich funktioniert auch der Ausgang, in welchen alles abgelegt wird, was quasi das Zimmer (oder Wohnung/Büro) in naher Zukunft verlassen wird. Hierher gehören dann z.B. Unterlagen, die du nicht vergessen willst, wenn du ins Auto steigst, abzuschickende Briefe und so weiter.

Tipp 9 mit in diese Liste aufzunehmen fiel mir relativ schwer, da er bei falscher Umsetzung viel Raum für Probleme bieten kann. Sein volles Potenzial entfaltet er am Besten in einem wirklich durchdachten System. Und trotzdem kann ich sagen, dass es in der Regel immer besser ist, einen schlecht funktionierenden Ein- oder Ausgang zu besitzen, als gar keinen.

Also: Einen Eingang sowie Ausgang solltest du unbedingt anlegen.

10. Im Zweifel lieber weg

Bist du dir manchmal nicht sicher, ob du etwas noch aufheben willst? So im Sinne von: „man weiß ja niiiieeee“. Die Antwort darauf lautet: „Im Zweifel lieber wegschmeißen und aussortieren“. Meiner Erfahrung nach überwiegen die Folgen von „zu viel Zeug“ im Leben EINDEUTIG den ein-zwei Fällen, wo man es doch lieber hätte aufheben sollen. In unserer Überflussgesellschaft leiden im Prinzip fast alle Menschen an einer permanenten Überforderung durch die große Menge an Dingen, Möglichkeiten oder Einflüssen. Wir brauchen keine 200 Einkaufsbeutel,  den alten Kassettenrekorder, die alten CD´s, die niemand mehr hören wird oder die eine Hose, welche zwar irgendwie schön aussieht, aber noch nie getragen wurde.

Also: Verkaufen, verschenken, entsorgen… Hauptsache weg damit!

Das waren meine Top 10 relativ einfacher Tipps und Tricks für eine bessere Organisation und Struktur im Leben. Was ist deine Erfahrung? Welcher von diesen Punkten fällt dir besonders schwer? Welche anderen Tipps fallen dir noch ein? Ich freue mich über deine Kommentare…

Vielen Dank, dass du meinen Beitrag gelesen hast. Für mehr Informationen schau einfach auf meine Homepage www.lutzfriedrich.com , meine Facebook-Seite oder schreib mir eine Mail an lutzfriedrich@mail.de. Ich wünsche dir alles Gute auf deinem Weg.

Lutz Friedrich

Master-Psychologe, Struktur-Experte, Personell Consultant, Coach

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